Passo a passo: como avaliar a produtividade dos times?

Escrito por: Equipe de Pesquisa e Desenvolvimento Moodar

Entendendo como podemos fazer uma avaliação coerente e sustentável da produtividade dos nossos times

A produtividade sempre foi uma queridinha do mundo corporativo. Do Taylorismo ao Toyotismo até entre tantos outros modelos de gestão e escala produtiva, pensar em como aumentar a produtividade de trabalhadores sempre foi um dos pontos chaves que motivou as empresas e sistemas econômicos a se reinventar.

Fazendo um breve passeio histórico, temos um grande marco com Frederick Taylor. Trabalhando em uma fábrica, Taylor percebeu que a capacidade produtiva de um trabalhador de experiência média era maior que a produção real da empresa. Ele notou que com o tempo o trabalhador ganhava mais conhecimento e “autonomia” para desempenhar suas atividades, mas sua produtividade era perdida por deslocamentos, troca de ferramentas e outros fatores para além do seu controle. Contudo, o principal ponto é que um trabalhador, ao ganhar mais conhecimento, também desenvolvia seus macetes para controlar seu tempo e não trabalhar mais do que ganhava. Para romper com isso, Taylor propôs a subdivisão do trabalho ao extremo, colocando a produção em várias tarefas simples, tudo de forma cronometrada, relacionando o uso “ideal” do tempo.

Imagem preto em branco de  produção de carro com vários homens em uma fábrica
Produção de Carros

Alguns anos mais tarde, surge um segundo grande marco, o Fordismo. Com um pensamento mais relacionado à engenharia, dentro da fábrica da Ford, o principal objetivo aqui era a maior produção de unidades de carros quanto fosse possível, fortalecendo o consumo de massa. Dessa maneira, a ideia central era padronizar os produtos e fabricá-los em uma imensa escala, assim, custos seriam reduzidos. Com isso, a produtividade estava relacionada principalmente à quantidade.

Por fim, tivemos um outro grande marco no século XX, o Toyotismo. A partir dos anos 1970 o mundo econômico começou a passar por novas grandes crises: a crise do petróleo e valorização e desvalorização do dólar. Tudo isso impactou o mundo do trabalho - ele nunca sai ileso - e o mundo começou a exigir questões como: mais flexibilidade na produção, maior qualidade na produção, diminuição de preços e entrega rápida e precisa. Assim, o modelo Toyotista encontrou o seu caminho no mundo do trabalho. Esse modelo tinha como fundamento a produção e entregas mais precisas e rápidas, pensando em um modelo de empresa mais enxuto e flexível. Tudo isso acontecia por uma dinâmica de trabalho que pensava mais no produto final e atendendo a demanda das pessoas, o famoso Just In Time. No fim, mais importante do que a quantidade, a produtividade estava mais associada à qualidade da produção.

Até aqui já levantamos tópicos que já foram centrais - e de certa forma continuam sendo - no mundo do trabalho. Por hora damos mais importância ao tempo, em outra, damos mais importância à quantidade, à qualidade e a outros fatores não abordados aqui. De certa maneira pensar em produtividade se tornou mais complexo ao longo dos anos, ao mesmo tempo que mais metrificável, entendendo que para cada atividade de trabalho desempenhada pode existir uma métrica diferente que nos diga como fazer avaliação de produtividade.

Imagem  desfocada e colorida de um alvo

Primeiro passo: entendendo o trabalho e objetivos

Avaliar a produtividade de uma forma que seja eficaz para nós gestores, ao mesmo tempo que justa e sustentável para pessoas colaboradoras, perpassa por antes de tudo entender qual o trabalho que precisa ser desempenhado por cada pessoa e qual o seu objetivo

Pense um pouco comigo, como podemos pensar na produtividade de um trabalho se não sabemos exatamente aonde queremos chegar? Não ter uma resposta sobre isso tem por consequência a pessoa trabalhadora também não possuir uma resposta sobre isso. É nítido que para quem desempenha um trabalho, os dois caminhos mais comuns diante de situações como essas são:

  1. O trabalhador, não entendendo o trabalho que precisa ser desempenhado, não se engaja e nem se motiva com ele, tendendo a não fazer e entregar aquilo que foi solicitado até que haja um direcionamento maior.

  1. O trabalhador, também não entendendo o trabalho que precisa ser desempenhado, movimenta-se por conta própria fazendo aquilo que ele acha que precisa ser feito mesmo que não seja nada do que você realmente esperava. Aliás, ele não tem uma bola de cristal e dificilmente vai saber o que precisa ser feito ao mesmo tempo que ele precisa desempenhar o trabalho.

Dessa forma, nosso ponto de partida é ter uma expectativa certa - mesmo que ela mude durante o tempo e o processo - mas que ela seja comunicada e acordada com quem de fato irá desempenhar o trabalho.

Passo 2: Construindo critérios de avaliação

Todas as expectativas, buscando observar a questão aqui por um olhar de negócio, precisam culminar em objetivos tangíveis e metrificados, é óbvio. Entender que critérios avaliativos de desempenho são esses vai depender da tarefa e atividade que é desempenhada, o que eu vou avaliar de uma pessoa programadora, por exemplo, é diferente do que eu vou avaliar de uma pessoa vendedora da empresa. Contudo, existem pilares que podemos ressignificá-los a partir de cada realidade de trabalho, entendendo critérios e indicadores.

Quais critérios podemos considerar?

  1. Qualidade do Trabalho: Avalie a precisão, consistência e conformidade com padrões estabelecidos.
  2. Eficiência no Uso de Recursos: Avalie como os recursos, como tempo e materiais, são utilizados para atingir os resultados desejados.
  3. Inovação e Melhoria Contínua: Considere a capacidade dos membros da equipe de propor e implementar melhorias nos processos de trabalho.
  4. Adaptação a Mudanças: Avalie a capacidade de adaptação a mudanças nas circunstâncias ou prioridades.
  5. Comunicação Efetiva: Considere a nitidez e a eficácia da comunicação dentro da equipe, o que é fundamental para o sucesso coletivo.

E em relação aos critérios?

  1. Eficiência Operacional: Tempo médio gasto em cada tarefa ou projeto em comparação com os padrões estabelecidos.
  2. Cumprimento de Prazos: Percentual de tarefas ou projetos concluídos dentro do prazo estabelecido.
  3. Satisfação do Cliente: Avaliação da satisfação do cliente em relação aos produtos ou serviços entregues.
  4. Feedback dos Pares e Superiores: Avaliação qualitativa do desempenho, incluindo feedback de colegas de equipe e supervisores.

É importante ter em mente que existem outros critérios e indicadores, é necessário que você entenda a sua realidade de trabalho para saber o que realmente possui um valor nessa dinâmica. Além disso, entender que mais importante do que criar vários indicadores - eles se tornam extremamente difíceis de se gerenciar com o tempo - vale mais a qualidade deles, isso significa ter critérios e indicadores que consigam capturar e mostrar a realidade atual de trabalho e tenham a capacidade de estimular e desenvolver as pessoas para um futuro desejável.

Capa de um livro digital para fazer download com mulher negra de óculos e cabelo curto

Passo 3: Individual vs. Coletivo

Agora uma pergunta que não quer calar, para onde devemos observar, a produtividade individual ou a coletiva? A resposta é simples, os dois. Enquanto gestores, precisamos entender como as pessoas, individualmente, produzem e se desenvolvem ao executar as atividades de trabalho. É necessário, então, fazer avaliações individuais levando em consideração os pontos já tratados aqui, direcionando-as ao ponto que julgamos ideal de trabalho e conseguindo dar o suporte necessário para sua evolução e desenvolvimento.

Para isso, é importante que rotinas de feedbacks e 1:1’s se tornam constantes, aliás, são nesses momentos que as lideranças conseguem também fazer uma avaliação qualitativa de como as pessoas produzem. A partir dessas conversas mais próximos com seus liderados, pessoas gestoras são capazes de entender ritmo, organização, sensação com o trabalho, propósito e sentido, objetivos de desenvolvimento e novas visões em relação à atividade.

Por outro lado, nenhum trabalho é feito individualmente, ou melhor, nenhum trabalho atende apenas a interesses individuais. Todo ele influencia e é influenciado por uma cadeia de interdependência, ou seja, pessoas trabalham em rede e impactam o trabalho de outras. Pensar, então, em como avaliar a produtividade de forma coletiva, é necessário que as metas também sejam coletivas, que existam feedbacks 360 para uma visão mais abrangente e holística de todo o processo e, além disso, que o processo de reconhecimento e valorização também seja de forma coletiva. 

Por fim, avaliar a produtividade passa por entendermos critérios, indicadores, como eles se relacionam em uma vivência individual e coletiva, coletar os dados e revisá-los entendendo como se relacionam com a realidade.

Na Moodar, temos diversas ações que visam trabalhar o tema produtividade com as pessoas colaboradoras das empresas. Conheça mais sobre nosso trabalho, agende uma demonstração em https://www.moodar.com.br/ 

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